Pri izpolnjevanju obrazca se besedilo vpiše na levo, številčni podatki pa na desno stran obrazca.
Pri izpolnjevanju besedila na levi strani obrazca je treba upoštevati:
Obrazec podpisujejo za to pooblaščene osebe proračunskega uporabnika nalogodajalca, katerih podpisi so deponirani pri UJP.
Pri izpolnjevanju številčnih podatkov na desni strani obrazca se številčni podatki izpisujejo samo z arabskimi številkami, brez posebnih oznak (poševnih črt, oklepajev idr.), z naslednjimi izjemami:
Posamezni številčni podatki na obrazcu se izpolnjujejo takole:
Podatek v drugem polju se imenuje “šifra izdatkov”, podatek v tretjem polju pa “šifra prejemkov”. Podatek v drugem in tretjem polju izpolni proračunski uporabnik plačnik.
Proračunski uporabnik plačnik izpolni šifre izdatkov in šifre prejemkov na podlagi navodil Agencije Republike Slovenije za javnopravne evidence in storitve.
Način določitve in izpolnjevanja tega podatka je popolnoma enak določitvi in izpolnjevanju podatka “sklicevanja na številko odobritve“.
Ker ta podrobnejša informacija o plačniku in namenu nakazila služi prejemniku plačila, mora prejemnik določiti njen standardizirani številčni zapis in ga sporočiti proračunskemu uporabniku plačniku, ki ga mora vpisati na obrazec.
Standardizirana oblika zapisa daje več možnosti za številčno opredelitev informacije o nakazilu.
Opis standardizirane oblike zapisa podatka “sklicevanje na številko obremenitve“ in “sklicevanje na številko odobritve“ je v pregledu in vsebini osnovnih modelov za sklicevanje na številko obremenitve in odobritve ter pojasnilih za njihovo uporabo, ki je priloga 2 tega navodila in sestavni del tega navodila.