Otroci se sprejemajo v programe vrtca na podlagi prijave vse leto, če so v vrtcu prosta mesta. Ravnatelj je dolžan v roku 30 dni po prejemu prijave nanjo odgovoriti. Prijavo oziroma vlogo za vpis in sprejem otroka v vrtec vložijo starši oziroma skrbniki otroka na upravo, v tajništvo vrtca oziroma šole.
Na vlogi za vpis so zapisani podatki o otroku in njihovih starših oziroma skrbnikih, prav tako mora biti naveden točen datum prihoda oziroma dejanske vključitve otroka v program vrtca.