Pogodba ali javna listina, s katero se dokazuje pravna podlaga za vpis spremembe v register, se pošlje v izvirniku ali overjeni kopiji, v celoti ali v delu, iz katerega jasno izhaja, da je sprememba bila opravljena.
Če je pogodba ali javna listina v tujem jeziku, lahko urad zahteva, da se v roku, ki ne sme biti daljši od dveh mesecev od dneva vročitve poziva, predloči overjen prevod v slovenski jezik.