Knjižno vodeni vpisniki morajo biti zaključeni na koncu leta tako, da je za zadnjo vpisano zaporedno številko zapisana ugotovitev z naslednjimi podatki: dan, mesec in leto zaključitve, skupno število zadev, ki so ostale na koncu leta nerešene ter opravilne številke nerešenih zadev po posameznih fazah postopka (nerešene ovadbe, nerešene preiskave, nerešene obtožbe), posebej pa zadeve, ki so konec leta v pritožbenem postopku. To ugotovitev podpišeta vodja vpisnika in vodja državnega tožilstva ali državni tožilec, ki ga on določi oziroma vodja zunanjega oddelka.
Računalniško vodene vpisnike je treba zaključiti s posebno ugotovitveno odločbo, katere priloga vsebuje računalniški izpis podatkov iz prejšnjega odstavka. Ob zaključku vpisnika je potrebno arhivirati podatke z vpisnika na posebno arhivsko disketo. Po potrebi mora biti napravljen računalniški izpis vseh podatkov računalniško vodenih vpisnikov.