Producent mora za namen realizacije projekta odpreti posebno stroškovno mesto in stroškovni nosilec, ki se vodita izključno za določeni projekt.
Iz knjigovodskih listin, ki jih producent predloži pri uveljavljanju upravičenih stroškov, morajo biti razvidne vrsta, količina in vrednost opravljenega dela, storitev ali dobavljenega materiala. Na vseh knjigovodskih listinah morata biti navedena naziv producenta in stroškovno mesto, stroškovni nosilec projekta ali navedba projekta. Producent s podpisom oziroma izjavo izpriča verodostojnost knjigovodskih listin.
Producent bo pregledno hranil listine, z ustreznim oštevilčenjem, ter vodil in prikazoval prihodke in odhodke v poslovnih knjigah, ločeno in posebej za projekt, ter na kontu, ki izkazuje prihodke, povezane s poslovnimi učinki. Producent bo listine hranil v skladu z roki, predpisanimi z zakonom. Stroški morajo biti evidentirani za vsak projekt posebej v poslovnih knjigah producenta na posebnem stroškovnem mestu ali stroškovnem nosilcu.
Za vsak strošek mora obstajati dokazilo o izvršenem plačilu (npr. bančni izpisek, potrdilo o plačilu, blagajniški izdatek itd.). Kadar je tako posebej določeno, mora poleg dokumenta oziroma dokazila o izvršenem plačilu obstajati ali se mora napraviti tudi poročilo končnega prejemnika sredstev ali druga ustrezna evidenca o opravljenem delu ali storitvi. RTV SLO lahko zahteva tudi specifikacijo posameznih stroškov (npr. REK obrazec).
Upravičenost stroškov izplačil avtorjem in izvajalcem, ki sodelujejo pri realizaciji AV dela, se izkazuje s pisno pogodbo, sklenjeno v skladu s predpisi, ki urejajo avtorsko in sorodne pravice. Iz teh pogodb mora izhajati, da so soavtorji AV dela, avtorji prispevkov ter izvajalci na producenta prenesli materialne avtorske in izvajalske pravice ter druge pravice avtorja oziroma izvajalca na delu ali izvedbi, njunem prevodu, njunih avdiovizualnih predelavah ali pri tem delu oziroma izvedbi nastalih fotografijah tako, da lahko RTV SLO razpolaga z materialnimi pravicami na način in v obsegu, kot sta dogovorjena v pogodbi, sklenjeni med RTV SLO in producentom. S pogodbo mora biti tudi določena višina plačila honorarja posameznemu soavtorju, avtorju prispevka ali izvajalcu.
Upravičenost stroškov izplačil za pridobitev ali ureditev materialnih pravic na avtorskih delih in izvedbah, ki so vključeni v AV delo (npr. skladbe, fotografije, arhivsko gradivo ipd.), se izkazuje s pisno pogodbo ali drugim pisnim dokazilom, iz katerega izhaja, da so vse materialne avtorske in izvajalske pravice prenesene za vključitev v AV delo tako, da RTV SLO krajevno in časovno pridobi materialne pravice v obsegu, ki je dogovorjen za uporabo AV delo v pogodbi, sklenjeni med RTV SLO in producentom.
RTV SLO lahko od producenta zahteva dodatna pojasnila v zvezi s projektno dokumentacijo in dodatna dokazila. Če RTV SLO ne prizna posameznih stroškov ali višine posameznega stroška, mora producentu podati utemeljitev v roku trideset (30) dni od prejetja dokumentacije.