[1] Na direkciji se vodi točna evidenca predanih oštevilčenih obrazcev izjav o ustreznosti in tehnični brezhibnosti vozila, obrazcev izjav o ustreznosti posamično pregledanega vozila in obrazcev izjav o ustreznosti predelanega vozila. Ravno tako pa se na direkciji vodi evidenca o izdanih izjavah o ustreznosti in tehnični brezhibnosti vozila. Podatke za evidenco sporočajo na direkcijo imetniki listine o homologaciji tipa vozila, ki te izjave prilagajo vozilom. Enak postopek velja tudi za podatke o izdanih izjavah o ustreznosti posamično pregledanega vozila in tehničnih poročilih iz tretjega odstavka 15. člena tega navodila, ki jih sporočajo na direkcijo pooblaščene strokovne organizacije, ki opravljajo posamične preglede vozil.
[2] Pooblaščene strokovne organizacije, ki pregledujejo vozila za potrebe homologacijskih postopkov, pa arhivirajo pri sebi kopije izdanih tehničnih poročil o izpolnjevanju zahtev vozila tako za tipsko kot tudi za posamično pregledana vozila ter tudi podatke o izdanih izjavah o ustreznosti posamično pregledanega vozila in izjavah o ustreznosti predelanega vozila, dokumentacijo, ki je služila kot podlaga za to odločitev, in kopije izdanih izjav.
[3] Vsi dokumenti iz prvega in drugega odstavka tega člena se hranijo trajno.
(4)
V primeru izgube izjave o ustreznosti in tehnični brezhibnosti vozila izda izdajatelj originalne izjave na prošnjo lastnika vozila ustrezen duplikat izjave na obrazcu »Duplikat izjave o ustreznosti in tehnični brezhibnosti vozila« (DRSC-H 031), ki je kot priloga sestavni del tega navodila.
(5)
V primeru izgube izjave o ustreznosti posamično pregledanega vozila izda izdajatelj originalne izjave na prošnjo lastnika vozila ustrezen duplikat izjave na obrazcu »Duplikat izjave o ustreznosti posamično pregledanega vozila« (DRSC-H 032), ki je kot priloga sestavni del tega navodila.
(6)
Izdajatelj duplikata izjave vodi evidenco o izdanih duplikatih in podatke iz nje vsakih štirinajst dni sporoča na direkcijo (po stanju 15. in zadnjega dne v mesecu), direkcija pa vodi evidenco predanih oštevilčenih obrazcev »Duplikat izjave o ustreznosti in tehnični brezhibnosti vozila« (DRSC-H 031) in »Duplikat izjave o ustreznosti posamično pregledanega vozila« (DRSC-H 032).