Na osnovi razvrstitve knjižnic v koordinacijske kroge po znanstvenih področjih, ministrstvo posreduje pregled naročene tuje periodike in baz podatkov, vključno s predlogi za dodatna naročila, Komisiji za knjižnično informacijsko dejavnost, ki presodi v katerih primerih je potrebna koordinacija med knjižnicami, da se zagotovi racionalnost pri naročanju več izvodov posamezne revije ali baze podatkov.
Ministrstvo zatem posreduje knjižnicam ustrezna navodila in določi rok za uskladitev spornih naročil ali cen posameznih revij oziroma baz podatkov.