Osebni list osebe na prestajanju kazni vodi zavod na posebnem obrazcu, ki je sestavni del tega pravilnika in je objavljen skupaj z njim.
Podatki iz 36. člena zakona se vpisujejo v ustrezne obrazce, ki so oštevilčeni od IK – 1/1 do IK – 1/18 in so priloga osebnega lista.
Osebni list s prilogami sestavlja osebni spis.
Osebni spis ima tudi navodilo za izpolnjevanje podatkov v prilogah osebnega lista, ki je natisnjeno kot priloga osebnega lista in je sestavni del tega pravilnika.
Pooblaščena oseba vpiše podatke v osebni list tisti dan, ko je bila oseba na prestajanju kazni sprejeta na prestajanje kazni, če to ni mogoče, pa najkasneje do konca sprejemnega obdobja.
Če katerikoli član strokovne skupine meni, da utegnejo posamezne ugotovitve, ki jih je zbral, pridobil in zapisal o osebi na prestajanju kazni, negativno vplivati na delo s tako osebo, če bi se z njimi seznanila, lahko predlaga, da ji te ugotovitve niso dostopne.
O predlogu iz prejšnjega odstavka odloči direktor oziroma vodja dislociranega oddelka zavoda. Dokument o ugotovitvah iz tretjega odstavka 38. člena zakona, za katerega je bilo odločeno, da osebi na prestajanju kazni, na katero se nanaša, ni dostopen, se ustrezno označi in izloči iz osebnega lista vselej, ko oseba uveljavlja pravico do vpogleda v njen osebni spis.
Člani strokovne skupine oziroma drugi delavci zavoda v osebni list vpisujejo tudi kratko vsebino razgovorov z osebo na prestajanju kazni.
Podatki iz drugega odstavka tega člena se med prestajanjem kazni zapora ustrezno dopolnjujejo oziroma spreminjajo.