Pooblaščena oseba mora pred odločanjem na pristojnem senatu diplomanta pozvati, da se najkasneje 20 dni od prejema poziva pisno izjavi o vseh dejstvih in okoliščinah, ki so pomembna za izdajo odločbe.
Po prejemu pisne izjave diplomanta oziroma po preteku roka iz prejšnjega odstavka pooblaščena oseba poročilo o izvedbi postopka skupaj s poročilom komisije posreduje pristojnemu senatu članice univerze.