Vloga za zunanjo evalvacijo mora biti pripravljena v skladu z ZViS in temi merili. Izpolnjena mora biti v elektronski obliki na z merili predpisanem obrazcu in elektronsko podpisana s kvalificiranim digitalnim potrdilom (SIGEN-CA, AC-NLB, HALCOM-CA, POSTAR-CA, SIGOV-CA). Šola mora potrdilo poprej registrirati v varnostni shemi. Priloge se pripnejo na elektronski obrazec v elektronski obliki.
Priloge za evalvacijo so:
1.
ustanovitveni akt šole;
2.
strateški načrt šole;
3.
poslovnik kakovosti šole ali drug ustrezen dokument;
4.
samoevalvacijsko poročilo za zadnje zaključeno samoevalvacijsko obdobje in dokument, iz katerega je razvidno uresničevanje nalog na podlagi izsledkov iz samoevalvacijskega poročila za zadnje zaključeno samoevalvacijsko obdobje ter načrt ukrepov za prihodnje samoevalvacijsko obdobje;
5.
kadrovske preglednice in dokazila o kakovosti predavateljev – imenovanja predavateljev v naziv ter soglasja Strokovnega sveta RS za poklicno in strokovno izobraževanje;
6.
načrt šole za izobraževanje ali usposabljanje predavateljev in drugih strokovnih delavcev;
7.
poročilo šole o strokovnem, razvojnem oziroma umetniškem delu izvajalcev študijskih programov v zadnjih petih letih;
8.
načrt šole za izobraževanje, izpopolnjevanje znanja ali usposabljanje nepedagoških delavcev;
9.
finančni načrt oziroma ustrezen dokument (npr. letni delovni načrt) za naslednje akreditacijsko obdobje oziroma obdobje, za katerega je sklenjena pogodba s pristojnim ministrstvom;
10.
poročilo o razvoju knjižnične dejavnosti od zadnje evalvacije;
11.
seznam evidenc, ki jih vodi šola.
Prilog pod 6., 7., 8. in 10. točko ni treba priložiti, če so načrti in poročila vsebovani v samoevalvacijskem poročilu šole.
Vloga je v slovenskem jeziku. Če so priloge v tujem jeziku, lahko agencija od šole zahteva, da predloži prevod dela ali vseh prilog. V spornih primerih pa agencija od šole zahteva overjen prevod.
Ne glede na določbo prejšnjega odstavka je treba povzetek vloge kot prilogo oddati tudi v angleškem jeziku, če je to potrebno za objektivno presojo.
Vloga se vloži pri agenciji. Agencija vlogo obravnava v skladu s sprejetim letnim načrtom.
Ne glede na določbo prejšnjega odstavka so postopki za izredno evalvacijo prednostni.