Tajništvo FZJ izvaja upravno-administrativne, finančno-gospodarske in strokovno-tehnične naloge. V okviru tajništva delujejo dekanat, referati in knjižnica, ki izvajajo predvsem naslednje naloge:
-
Referat za študijske in študentske zadeve (administrativne in strokovno-tehnične naloge za potrebe pedagoškega in izobraževalnega dela na področjih, ki jih izvaja FZJ),
-
Referat za splošne zadeve (kadrovsko poslovanje in arhivi, spremljanje objav javnih razpisov in sodelovanje pri pripravi javnih razpisov, skrb za izvajanje in upoštevanje določil varstva pri delu, sodelovanje na področju računovodskih in finančnih zadev, koordinacija vzdrževalnih del in zunanjih pogodbenih izvajalcev),
-
Knjižnica (knjižničarska, informacijska in dokumentacijska dejavnost za potrebe znanstveno-raziskovalnega in izobraževalnega dela na področjih, ki jih razvija FZJ).
FZJ ima strokovno knjižnico, ki opravlja knjižnično dejavnost za potrebe pedagoškega in raziskovalnega dela šole. Knjižnica je namenjena visokošolskim učiteljem, znanstvenim delavcem in sodelavcem, študentom FZJ.
V tem okviru ima sledeče naloge:
-
pridobiva, obdeluje, hrani in posreduje knjižnično gradivo za študij in strokovno delo za področje izobraževanja in raziskovanja, ki se izvaja na FZJ;
-
pridobiva, posreduje in omogoča dostop do bibliografskih in drugih informacijskih proizvodov in storitev, potrebnih za delo učiteljev, znanstvenih delavcev in sodelavcev FZJ;
-
uvaja študente v iskanje informacij in knjižničnega gradiva potrebnega za študijski proces;
-
sodeluje pri koordinaciji nabave revij;
-
vnaša bibliografije visokošolskih učiteljev, znanstvenih delavcev in visokošolskih sodelavcev šole;
-
spremlja novosti na področju založniške dejavnosti doma in v tujini in jih posreduje Dekanu šole;
-
izvaja medknjižnično izmenjavo gradiva z ostalimi knjižnicami;
-
opravlja še druga dela, ki so opredeljena v zakonu o knjižničarstvu oziroma poslovanju knjižnic.
Delo knjižnice vodi in koordinira vodja knjižnice.
Podrobna organizacijska struktura tajništva FZJ in število potrebnih delovnih mest za opravljanje nalog tajništva se določi v Aktu o sistemizaciji delovnih mest FZJ za izvajanje nalog nacionalnega programa visokega šolstva in nacionalnega raziskovalnega-razvojnega programa.
Tajništvo FZJ vodi tajnik, ki ga na podlagi javnega razpisa imenuje Dekan. Podrobnejša delitev dela, pristojnost in odgovornost delavcev tajništva je določena v sistemizaciji delovnih mest visokošolskega zavoda.
Za svoje delo je tajnik odgovoren Dekanu FZJ.
Če tajnik ni imenovan, vodi tajništvo dekan, ki ga lahko začasno ali za posamezne naloge nadomešča prodekan, ki ga dekan za to pooblasti.