Prijavitelji morajo vlogo oddati na predpisanih obrazcih, ki so sestavni del razpisne dokumentacije.
Postopek javnega razpisa za sofinanciranje programov športa vodi komisija, ki jo imenuje župan. Administrativne zadeve razpisa zagotavlja občinska uprava. Mandat članov komisije je vezan na mandat župana.
Naloge komisije so: odpiranje in pregled prispelih vlog na javni razpis, vrednotenje prijavljenih športnih programov v skladu s sprejetimi merili, priprava predloga izbora programov in predloga delitve razpoložljivih sredstev za izvajanje letnega programa šport, priprava predlogov, mnenj in pobud za spremembo pravilnika oziroma meril za vrednotenje športnih programov.
Komisija v roku 8 dni od odpiranja vlog pisno pozove tiste vlagatelje vlog, katerih vloge niso bile popolne, da jih dopolnijo v roku, ki ne sme biti daljši od 15 dni. Nepopolne vloge, ki jih vlagatelj ne dopolni, se zavržejo.
Komisija o vseh aktivnostih vodi zapisnik. Predlog izbire izvajalcev letnega programa športa in predlog delitve razpoložljivih sredstev komisija posreduje direktorju občinske uprave.