Zavezanci za plačilo nadomestila so dolžni prijaviti stanovanjske, poslovne in nezazidane površine ter druge podatke iz 2., 3., in 4. člena v roku 30 dni po uveljavitvi tega odloka ali nastanka spremembe podatkov na naslovu občine Trbovlje.
Prijava mora vsebovati podatke o zavezancu ter vsa dejstva in okoliščine, ki so pomembne za določitev višine nadomestila.
Osnova za nastavitev evidence so tudi uradne državne evidence, ki se ocenijo in se vsem zavezancem posredujejo v preverjanje in potrditev. Če podatki niso pravilni, so jih zavezanci dolžni v določenem roku popraviti in posredovati občinski upravi pri čemer za njihovo pravilnost odgovarjajo. V kolikor zavezanci ne posredujejo popravljenih podatkov, se poslani podatki smatrajo za pravilne in se uporabijo za odmero.
Pooblaščena uradna oseba občine Trbovlje lahko opravlja kontrolo in preverja podane podatke za posamezne zavezance na kraju samem.