Finančna sredstva se upravičencem dodelijo na podlagi sklepa občinske uprave, v katerem se, v skladu s 3. členom tega pravilnika, določi izračun povračila za tekoče šolsko leto. Zoper sklep je v osmih dneh od vročitve možno vložiti ugovor županu. Odločitev župana je dokončna.
Sredstva se upravičencem nakazujejo mesečno na njihov osebni račun, in sicer najkasneje do petnajstega dne v mesecu za pretekli mesec.
Sklep se izda ob začetku vsakega šolskega leta na podlagi vloge upravičenca, ki ji je potrebno priložiti potrdilo o vpisu za tekoče šolsko leto. Ob prvem uveljavljanju pravice do povračila stroškov pa tudi odločbo o usmeritvi otroka s posebnimi potrebami.
Občinska uprava lahko zahteva tudi druga dokazila, ki se v posameznem primeru izkažejo nujna za utemeljitev predloga.
Če upravičenec uveljavlja povračilo stroškov za dodatno število prevoženih kilometrov zaradi zaposlitve izven kraja šolanja otroka oziroma zaradi dela v turnusu, mora za to predložiti ustrezna dokazila.