Svetovalci iz 17. člena tega pravilnika so hkrati skrbniki pogodb in spremljajo izvrševanje pogodbe s pomočjo stikov z izvajalci ter poročil o potekanju in rezultatih projektov. Poročila na ministrstvo posredujejo izvajalci, skladno z določili v pogodbi, vendar najmanj zaključno poročilo, in sicer mesec dni po preteku pogodbe.
Strokovne skupine na pobudo ministrstva ali po lastni odločitvi presodijo uspešnost projektov in dosežke programov na podlagi poročil in drugih vedenj o projektih oziroma programih in s tem seznanijo ministrstvo.
Pri tem se naslanjajo na pogoje in merila iz 4. člena tega pravilnika¸ter na merila, kriterije in usmeritve nacionalnega kulturnega programa.