V predlogu oziroma prošnji mora biti navedeno predmetno področje oziroma predmet, za katerega si kandidat želi pridobiti naziv, priložene pa morajo biti vse potrebne listine in dokazila, ki so opredeljena v posebnih navodilih.
Če je prošnja ali so priloge nepopolne, nerazumljive ali niso pravilno sestavljene, pozove za kadrovske zadeve pristojna služba članice univerze kandidata, da pomanjkljivosti v določenem roku odpravi.
Če kandidat pomanjkljivosti v določenem roku ne odpravi, se šteje, da je predlog umaknil.