Strokovni delavci šole, vrtca, društva, organizacije zbirajo vloge zakonitih zastopnikov upravičencev za uveljavljanje denarnih pomoči, opredeljenih v 1. in 2. točki 11. člena (subvencija prehrane, šola v naravi, letovanje/zimovanje.) Vloge s prilogami ter mnenjem (samo zavodi) posredujejo oddelku za družbene dejavnosti Mestne občine Nova Gorica najkasneje v roku enega tedna od prejema vloge oziroma vsaj en mesec pred pričetkom letovanja/zimovanja.
Šola/vrtec/društvo/organizacija mora v roku 14 dni od zaključka letovanja/zimovanja mestni občini pisno potrditi udeležbo upravičencev na letovanju/zimovanju.