Zavod najmanj enkrat letno objavi javni razpis novincev za naslednje leto, ki ga uskladi z občino ustanoviteljico.
Starši oziroma skrbniki, ki potrebujejo varstvo za svojega otroka, izpolnijo vlogo za vpis otroka na posebnem obrazcu, ki ga dobijo v tajništvu šole, na sedežu vrtca ali na spletni strani zavoda. Izpolnjeno vlogo oddajo na sedežu zavoda do 30. aprila.
Vloga mora vsebovati vse podatke in priloge, ki se v vlogi zahtevajo. V primeru, da vloga ni popolna, se starše pozove, da vlogo dopolnijo v roku osmih dni od prejema poziva.