Zavod starše pisno obvesti o datumu vključitve otroka v vrtec in o drugih pogojih za sprejem otroka v vrtec. Zavod o vpisu in vključitvi otroka obvesti tudi občino ustanoviteljico in občino zavezanko za plačilo.
Če starši ne podpišejo pogodbe z zavodom v roku, ki jim ga določi zavod, se šteje, da so umaknili vlogo za vpis v vrtec. V tem primeru se izda sklep o ustavitvi postopka vpisa otroka v vrtec.
Starši morajo ob vključitvi otroka v vrtec predložiti potrdilo o zdravstvenem stanju otroka, ki ga napiše pediater.