Vlogo za sprejem otrok v vrtec vložijo starši oziroma skrbniki (v nadaljevanju: starši) na sedežu ali enoti vrtca osebno, po pošti ali po elektronski pošti. Vlogo za vpis otroka v vrtec dobijo starši na sedežu vrtca, v enoti vrtca in na spletnih straneh vrtca ali občine in je sestavni del tega pravilnika.
Če starši oddajo nepopolno vlogo ali če vrtec zaradi kriterijev za sprejem potrebuje še druge podatke, lahko starše pozove k odpravi pomanjkljivosti ali dopolnitvi vloge tudi po elektronski pošti, telefonu ali ustno, če pridejo starši v vrtec. O tem se napiše uradni zaznamek.
Če vloga ni dopolnjena, se obravnava in o sprejemu otroka odloči na podlagi podatkov, ki jih vsebuje vloga.