Vrtec najmanj enkrat letno, praviloma v mesecu aprilu, objavi javni vpis novincev za naslednje šolsko leto. Razpis za vpis otrok v vrtec se objavi v sredstvih javnega obveščanja in na spletni strani vrtca.
Vrtec starše pisno obvesti o datumu vključitve otroka v vrtec ter o drugih pogojih za sprejem otroka v vrtec, kot so sklenitev medsebojne pogodbe, predložitev potrdila pediatra o tem, da se otrok lahko vključi v vrtec, predložitev odločbe o usmeritvi za otroke s posebnimi potrebami in drugih pogojih.
Če vrtec otroka ne more vključiti v vrtec, o tem obvesti starše.