Postopek za dodelitev subvencij po tem pravilniku se začne z objavo javnega razpisa, ki se objavi na spletni strani občine.
Uporabnik vloži vlogo za dodelitev subvencije na posebnem obrazcu, praviloma 14 dni pred nameravano uporabo dvorane. Vloga se vloži v pisni obliki na enak način kot vloga za uporabo dvorane iz 5. člena tega pravilnika, razen če ni v javnem razpisu določeno drugače. V vlogi uporabnik utemelji upravičenost do dodelitve subvencije.
Za pripravo vsebine javnega razpisa ter formalni in vsebinski pregled prispelih vlog ter njihovo ovrednotenje na podlagi kriterijev, določenih v tem pravilniku in v javnem razpisu, župan Občine Ajdovščina imenuje komisijo, ki pripravi tudi predlog o upravičenosti vlagatelja do subvencije.
Na podlagi predloga iz prejšnjega odstavka izda občinska uprava odločbo o dodelitvi, delni dodelitvi ali zavrnitvi subvencije oziroma sklep o zavrženju.
Pri odločanju o dodelitvi pravice do subvencije se uporablja zakon, ki ureja splošni upravni postopek, v kolikor drug predpis ne določa drugače.
Če so stroški, za katere se dodeli subvencija, kriti že iz drugih javnih proračunskih virov, se subvencija ne dodeli.