Vlogo za uporabo dvorane uporabniki oddajo na posebnem obrazcu, praviloma 14 dni pred nameravano uporabo. Obrazec se objavi na spletni strani občine. Vloga se lahko vloži v pisni obliki (napisana ali natisnjena in lastnoročno podpisana oziroma podpisana s kopijo lastnoročnega podpisa) ali odda v elektronski obliki (lahko se odda brez varnega elektronskega podpisa, če je identiteto mogoče ugotoviti na drug zanesljiv način, npr. z matično ali davčno številko, navedeno v vlogi).
Vloga za uporabo dvorane mora vsebovati podatke o uporabniku (ime in priimek, oziroma ime pravne osebe, naslov, kontaktni podatki, matična in davčna številka), o odgovorni osebi uporabnika (oseba, ki je odgovorna za izvedbo dogodka), o namenu uporabe prostorov, o času trajanja uporabe in druge podatke, ki so zahtevani z obrazcem. Za čas uporabe se šteje čas od prihoda uporabnika v dvorano do odhoda iz nje, v katerem uporabnik pripravi in izvede dogodek ter pospravi po izvedenem dogodku.
V primeru, ko je za isti termin vloženih več vlog za uporabo dvorane, imajo praviloma prednost prireditve občinskega pomena.
Glede na vsebino in ciljne udeležence posameznih prireditev, srečanj oziroma izobraževanj prioritetni vrstni red uporabe določi pristojna služba občinske uprave.
Pristojna služba občinske uprave opravi pregled vsake prispele vloge. Župan Občine Ajdovščina izda sklep, s katerim odloči o odobritvi uporabe dvorane. Zoper ta sklep ni pritožbe.
Po izdaji sklepa se rezervirani termin vpiše v koledar zasedenosti dvorane, ki se nahaja na spletni strani dvorane.
Če čas dejanske uporabe presega odobreni čas, se vsaka začeta ura uporabe dvorane šteje kot polna ura. Za čas uporabe se šteje čas za izvedbo največ ene generalne vaje (če je potrebna) in čas same izvedbe dogodka.
Uporabniki plačajo uporabnino in tehnično podporo na podlagi izstavljenega računa.