Postopek za izvolitev v naziv visokošolskega učitelja, znanstvenega delavca ter visokošolskega in raziskovalnega sodelavca se začne na prošnjo kandidata za izvolitev v naziv.
Kandidat mora vložiti pisno vlogo na članici, kateri je matično habilitacijsko področje, na katerem se želi habilitirati.
Kadar gre za področja, ki so matična na več članicah, vloži kandidat vlogo za izvolitev na katero koli od njih. Članice, na katerih je področje kandidatove habilitacije matično, se v takem primeru dogovorijo o imenovanju poročevalcev o strokovni ali umetniški usposobljenosti kandidata.
Če kandidat ni zaposlen na univerzi, mora prošnji priložiti tudi obrazloženo izjavo senata članice, ki je matična za področje, na katerem se kandidat želi habilitirati (matična članica), da na univerzi obstaja interes za sodelovanje s kandidatom in s tem za izvedbo postopka za izvolitev. Če je interes za sodelovanje na članici, ki ni matična za področje, na katerem se kandidat želi habilitirati, senat te članice pošlje obrazloženo izjavo senatu matične članice, da na univerzi obstaja interes za sodelovanje s kandidatom in s tem za izvedbo postopka za izvolitev. Senat matične članice pri obrazložitvi izjave upošteva izkazani interes.
V postopku presoje izpolnjevanja pogojev za izvolitev v naziv se uporabljajo predpisi, ki veljajo na dan vložitve vloge. V postopku presoje izpolnjevanja pogojev za izvolitev v naziv se v bibliografiji upoštevajo relevantna dela kandidata, izvedena in objavljena oziroma sprejeta v objavo do dneva vložitve vloge. Ta se podrobneje opredelijo v merilih univerze.
Kandidat je lahko izvoljen v naziv na enem ali več habilitacijskih področjih.
Vsaka vloga se obravnava samostojno in ločeno.