Pritožba se vloži na članici, ki je vodila postopek za izvolitev v naziv. Ta jo je dolžna v roku sedmih delovnih dni posredovati senatu univerze.
Prepozno vloženo, nedovoljeno pritožbo ali pritožbo, ki jo je vložila neupravičena oseba, senat članice s sklepom zavrže in o tem obvesti senat univerze.
Senat univerze na prvi seji po prejemu pritožbe določi izmed svojih članov poročevalca. Za poročevalca ne sme imenovati člana senata univerze, če ga je senat članice imenoval za poročevalca o usposobljenosti tega kandidata. Prav tako za poročevalca ne sme imenovati člana senata univerze, ki prihaja iz iste članice kot kandidat.
Poročevalec mora v roku 30 dni izdelati poročilo ter predlog odločitve in ju predložiti senatu univerze. Poročilo ter predlog odločitve sta zaupna in sta dostopna samo članom senata univerze.
Pritožnik se ima pravico seznaniti z vsem gradivom, ki je podlaga za odločitev senata univerze, razen s poročilom in predlogom odločitve. Pritožnik lahko podaja svoje predloge in dokaze ter stališča o dejstvih in okoliščinah, ki so pomembne za odločitev, najkasneje do enega tedna pred sejo senata univerze, na kateri se odloča o njegovi pritožbi. Nova dejstva in dokazi se lahko upoštevajo le, če jih pritožnik brez svoje krivde ni mogel navesti v postopku odločanja na prvi stopnji.