Uradna oseba pripravi predlog pogodbe o sofinanciranju sestanka najkasneje v 8 dneh od dneva, ko od organizatorja prejme vse potrebne podatke.
Pogodbo o sofinanciranju sestanka sklene ministrstvo z organizatorjem.
Organizator mora vrniti podpisan predlog pogodbe v 15 dneh od njegovega prejema. Pogodba postane veljavna, ko jo podpišeta obe pogodbeni stranki.