Ministrstvo zbira prijave za organizacijo sestankov (v nadaljnjem besedilu: prijave) na podlagi javnega razpisa.
Ministrstvo izjemoma obravnava tudi prijave, ki prispejo po preteku razpisnega roka, če je bila odločitev o organizaciji sestanka sprejeta po preteku razpisnega roka. Te prijave morajo prispeti na ministrstvo najmanj 3 mesece pred predvidenim datumom sestanka.
Te prijave obravnava ministrstvo po enakih merilih kot prijave na razpis.
Ministrstvo obravnava prijave za natis zbornikov z znanstvenih in strokovnih sestankov, ko je predložena zahtevana dokumentacija iz četrtega odstavka 11. člena tega pravilnika.