Prijavo ali predlog za vpis v vpisnik ladij vpiše organ, ki vodi vpisnik, v dnevnik vpisnika ladij; v njem navede dan, uro in minuto, ko je prijavo oziroma predlog dobil. Obenem mora v vložku vpisnika ladij, v katerega je ladja vpisana, če je že odprt, evidentirati, da je vložena prijava ali da je vložen predlog za vpis, in s svinčnikom zapisati številko, pod katero je vloga vpisana v dnevnik vpisnika ladij.
Če vložek še ni odprt, ga je treba odpreti takoj, ko prispe prijava ali predlog za prvi vpis ladje v vpisnik in vanj s svinčnikom zapisati številko, pod katero je vloga vpisana v dnevnik vpisnika ladij, ime oziroma označbo ladje, kot tudi številke vseh nadaljnjih prijav ali predlogov, ki prispejo, dokler ladja ni vpisana ali dokler sklep o zavrnitvi vpisa ladje v vpisnik ne postane dokončen.
Vložek za prvi vpis ladje v vpisnik ladij se ne odpre, če sta prijava ali predlog popolnoma nerazumljiva ali nedoločna.