Vloga mora biti popolna in razumljiva, da jo organ lahko obravnava. Če je vloga nepopolna, nerazumljiva ali ni pravilno sestavljena, strokovna služba univerze pozove kandidata, da pomanjkljivosti odpravi v roku, določenem v zahtevi za dopolnitev. Če kandidat pomanjkljivosti ne odpravi v določenem roku, rektor univerze s sklepom vlogo zavrže. Zoper ta sklep je dovoljena pritožba na Senat Univerze v Mariboru. Rok za vložitev pritožbe je v petnajstih dneh od dneva, ko je bil vročen sklep, ki se izpodbija.
V primeru umika vloge s strani kandidata v postopku izvolitve v naziv, izda rektor univerze sklep, da se postopek ustavi.