O pravici do sobotnega leta odloči rektor na podlagi predloga dekana in pisne vloge kandidata v skladu s pravilnikom o sobotnem letu, ki ga sprejme upravni odbor.
Predlog dekana mora vsebovati tudi podatke o nadomeščanju v času odsotnosti visokošolskega učitelja.
Pisna vloga za sobotno leto mora biti vložena eno študijsko leto pred začetkom planirane odsotnosti in mora vsebovati načrt dela za čas sobotnega leta.