Na dokumentu se v odtisu prejemne štampiljke ali na drug način navedejo naslednji podatki:
-
naziv upravnega organa, ki je dokument prejel,
-
datum prejema dokumenta,
-
označba strokovnega delavca ali notranje organizacijske enote, ki dokument prejme v reševanje,
-
šifra zadeve,
-
skupno število prejetih prilog,
-
skupen znesek vrednosti na dokumentu nalepljenih ali priloženih nerazveljavljenih kolkov, denarja ali drugih vrednotnic.
Strokovni delavec ali organizacijska enota se označita s številčnimi ali črkovnimi znaki (v nadaljnjem besedilu: signirni znaki). Signirne znake določi pooblaščeni vodilni delavec upravnega organa.