Kratka vsebina zadeve se opiše tako, da označuje skupno vsebinsko značilnost vseh dokumentov v zadevi. Kratko vsebino zadeve je treba uskladiti z besednim opisom klasifikacijskega znaka.
Pri zadevah, ki se nanašajo na fizično, pravno osebo ali organ (subjekt zadeve), se navedejo priimek in ime oziroma naziv pravne osebe ali organa ter njihov naslov. Če se zadeva nanaša na več oseb, se v evidenci zadev navede samo prva oseba. Za vsako naslednjo osebo se odpre v računalniški evidenci nova zadeva, v katero pa se vpiše le povezava, to je pojasnilo, pod katero šifro se vodi skupna evidenca o zadevi in dokumentih, ki se nanašajo na vse udeležene osebe.
Pri zadevah, katerih vsebina se nanaša na splošna vprašanja in teme z delovnega področja upravnega organa, se navede samo kratek opis vprašanja ali teme, ki je skladen z opisom klasifikacijskega znaka zadevne vsebine.
Delavci upravnega organa, ki vodijo o zadevah in dokumentih evidenco z računalnikom, lahko odberejo iz vsebine posameznega dokumenta eno ali več ključnih besed in jih vpišejo k evidenci zadeve. Ključne besede so vsebinsko najpomembnejši pojmi zadeve, ki omogočijo iskanje zadeve, če iskalcu o njej niso znani drugi podatki.