Dokumentarno gradivo se v zbirki dokumentarnega gradiva hrani urejeno v svežnjih ali drugi ustrezni opremi po letih in po klasifikacijskih znakih.
Vsaka enota opreme, v kateri se hrani dokumentarno gradivo, se označi z nazivom upravnega organa, klasifikacijskim znakom in zaporednimi številkami zadev oziroma z začetnimi črkami imen ali nazivov subjektov, če so zadeve v okviru klasifikacijskega znaka urejene po abecedi.