Pri poslovanju z zadevami se uporabljajo pisarniške odredbe, ki se vnašajo v evidenco z določenimi oznakami. Te so:
-
vložitev zadeve v rokovnik; oznaka R + datum, ko rok poteče;
-
vložitev zadeve v zbirko dokumentarnega gradiva; oznaka reš + datum;
-
po odpravi vmesne rešitve vrnitev zadeve strokovnemu delavcu; oznaka n - ref + datum.
Pisarniške odredbe so lahko tudi drugačne vsebine in opisne.
Pisarniško odredbo določi in podpiše strokovni delavec, ki zadevo rešuje, napiše pa jo na dokument ali kopijo dokumenta, ki ostane v ovoju zadeve. Pisarniška odredba se zapiše praviloma v spodnji levi kot prve strani dokumenta.
Pisarniško odredbo o roku, do katerega mora biti naloga opravljena, določijo minister, predstojnik organa ali delavec, ki vodi notranjo organizacijsko enoto. Poskrbeti morajo, da bo odredba vnesena v evidenco.
Pisarniške odredbe se evidentirajo v vložišču. Izjemoma se pisarniške odredbe evidentirajo v organizacijskih enotah, če je v njih zagotovljeno uresničevanje teh odredb.
Zadevo, ki je s pisarniško odredbo označena kot rešena, je treba brez odlašanja dostaviti vložišču.