V zbirkah dokumentarnega gradiva se lahko na mikrofilmu hranita:
-
dokumentarno gradivo, ki nima lastnosti arhivskega gradiva, da bi dokumente obvarovali pred obrabo,
-
arhivsko gradivo, katerega izvirniki so bili izročeni pristojnemu arhivu, upravni organ pa ga še potrebuje za svoje delo.
Gradivo v zbirkah dokumentarnega gradiva se lahko hrani tudi na optično-magnetnih diskih, na laserskih (CD ROM) diskih in drugih tehničnih sredstvih za zapisovanje in hranjenje podatkov. Pri tem mora biti zagotovljena vsaj tako dolga doba obstojnosti zapisa, kolikor je dolg rok hranjenja gradiva.
Izvirniki dokumentarnega gradiva, ki so posneti na mikrofilm, optično magnetne in laserske diske ter druga sredstva, se smejo uničiti, če to dovoljujejo posebni predpisi.