Tekoča in stalna zbirka dokumentarnega gradiva se hranita ločeno.
Zbirki se vzdržujeta tako, da je gradivo zavarovano pred poškodbami, uničenjem in izgubo ter da je onemogočena neupravičena uporaba gradiva.
Dokumentarno gradivo se sme izdati iz zbirke upravičenim uporabnikom po zaznamku v evidenci. Če ima uporabnik dovoljenje, da dokumentarno gradivo odnese iz upravnega poslopja, potrdi prevzem z reverzom. Dovoljenje izda minister ali predstojnik upravnega organa.