Dokument, s katerim se začne nova zadeva, vloži vložišče v ovoj. Na ovoj se napišejo šifra zadeve, subjekt, kratka vsebina zadeve.
Napiše se tudi, ali gre za bodoče arhivsko oziroma trajno gradivo. Če ima zadeva določen rok hranjenja, je treba zapisati tudi rok hranjenja.
Dokumentom že začete zadeve se priključijo na novo prispeli ali v organu nastali dokumenti. Dokumenti iste zadeve se vlagajo v ovoj po datumu prejema oziroma nastanka.
Z dokumenti, prispelimi ali odposlanimi z elektronsko pošto, je treba ravnati v smislu določbe tretjega odstavka 6. člena in četrtega odstavka 12. člena te uredbe.
Če je zadeva sestavljena iz samih dokumentov elektronske pošte ali računalniške telefaksne naprave, fizični ovoj, ki bi predstavljal zadevo, ni potreben.
Dokumente elektronske pošte in dokumente na drugih elektromagnetnih sredstvih, ki so ali lahko postanejo arhivsko gradivo, je treba ohranjati in vzdrževati na elektromagnetnih sredstvih ali kopirati na papir do izročitve pristojnemu arhivu.