Upravni organi hranijo dokumentarno gradivo v tekoči zbirki in v stalni zbirki dokumentarnega gradiva.
V zbirkah dokumentarnega gradiva se shranjujejo samo rešene zadeve.
V obveznem navodilu se določi, kako se shranjuje dokumentarno gradivo, sestavljeno iz sporočil, prejetih ali odposlanih po elektronski pošti in iz računalniško sprejetih faksimilnih sporočil.