V okviru podatkov o zadevi se po kronološkem zaporedju evidentirajo podatki o prejetih in odposlanih dokumentih ter o dokumentih, sestavljenih za notranje potrebe upravnega organa (seznam dokumentov).
O posameznem dokumentu je treba vnesti tele podatke:
-
datum prejema ali odpošiljatve dokumenta, pri dokumentih za notranje potrebe pa datum nastanka,
-
kratko vsebino dokumenta (vsebinsko identifikacijo),
-
oznako, ali gre za dokument, ki ga je upravni organ prejel, odposlal oziroma sestavil za notranje potrebe (evidenca vhodnih, izhodnih, lastnih dokumentov),
-
število in kratek opis prilog.
Minister ali predstojnik upravnega organa lahko določi še druge podatke, ki naj se evidentirajo o dokumentih in prilogah.