V okviru podatkov o zadevi se po kronološkem zaporedju evidentirajo podatki o prejetih in odposlanih dokumentih ter o dokumentih, sestavljenih za notranje potrebe upravnega organa (seznam dokumentov).
O posameznem dokumentu je treba vnesti tele podatke:
Minister ali predstojnik upravnega organa lahko določi še druge podatke, ki naj se evidentirajo o dokumentih in prilogah.