Komisija o poteku seje komisije vodi zapisnik, ki ga sestavi v skladu z določili zakona, ki ureja splošni upravni postopek, predvsem pa se v zapisnik vpiše naslednje podatke:
-
ime in sedež vrtca, kjer komisija deluje,
-
kraj, datum in uro seje komisije, na kateri se odloča o sprejemu otrok v vrtec,
-
imena članov komisije in drugih navzočih predstavnikov vrtca,
-
kratek potek postopka z navedbo listin, ki so podlaga za odločanje (podatki o predvidenem številu prostih mest po oddelkih in enotah s 1. 9. tekočega koledarskega leta ali na dan oblikovanja novega oddelka, skupno število vseh vlog za vpis otroka v vrtec …),
-
sprejete sklepe komisije.
Zapisnik podpišejo vsi člani komisije.
Zapisnik je potrebno hraniti v dokumentaciji vrtca, skladno z veljavnimi predpisi. Vodenje zapisnika zagotavlja vrtec, ki posreduje en izvod zapisnika pristojnemu organu.