Izmenjave razstav po tem programu bodo potekale na naslednji način:
– Podpisnica pošiljateljica mora vsaj štiri mesece pred odprtjem razstave dostaviti podpisnici sprejemnici vse potrebno gradivo za ureditev razstave ter kompletno dokumentacijo o razstavnem gradivu (seznam umetniških predmetov, fotografije, gradivo za katalog, načrt razstavnega prostora, reklamno gradivo), s ciljem, da se razstavo postavi brez dopolnilnih del.
– Podpisnica pošiljteljica mora podpisnici sprejemnici dostaviti razstavne predmete vsaj teden dni pred slovesnim odprtjem. Za posledice, ki lahko nastanejo v primeru zamude poslanega gradiva, odgovarja podpisnica pošiljateljica.
– Podpisnica sprejemnica jamči za varnost razstavnega gradiva, dokler je na njenem ozemlju. Če se razstavno gradivo izgubi, poškoduje ali uniči, je podpisnica sprejemnica dolžna podpisnici pošiljateljici predložiti vse informacije in dokumentacijo, ki se na to nanaša. Stroške izvedenskih ocen o škodi krije podpisnica sprejemnica. V nobenem primeru ni dovoljeno restavriranje, če podpisnica pošiljateljica tega izrecno ne dovoli.