39. člen
Dokumentacija in evidentiranje, posebni predpisi za elektronsko in neelektronsko pošiljanje
(1)
Vsaka pogodbenica zagotovi, da služba, ki poizveduje po podatkih, in služba, ki upravlja zbirko podatkov, zaradi nadzora nad dopustnostjo pošiljanja zapišeta vsako neelektronsko pošiljanje in vsak neelektronski prejem osebnih podatkov. Dokumentacija vsebuje te podatke:
1.
razlog pošiljanja,
2.
poslani podatki,
3.
datum pošiljanja in
4.
oznako ali številko sklica službe, ki poizveduje po podatkih, in službe, ki upravlja zbirko podatkov.
(2)
Za elektronski vpogled v podatke po 3., 9. in 12. členu in elektronsko primerjavo po 4. členu velja naslednje:
1.
Elektronski vpogled ali primerjavo lahko opravijo le posebej pooblaščeni uradniki nacionalnih kontaktnih služb. Na zahtevo se nadzornim organom, navedenim v petem odstavku, in drugim pogodbenicam da na razpolago seznam uradnikov, ki so pooblaščeni za elektronski vpogled ali primerjavo.
2.
Vsaka pogodbenica zagotavlja, da služba, ki poizveduje po podatkih, in služba, ki upravlja zbirko podatkov, vsako pošiljanje in vsak prejem podatkov evidentirata, vključno s sporočilom o obstoju ali neobstoju nekega zadetka. Tako evidentiranje vsebuje te podatke:
a)
poslane podatke,
b)
datum in točen čas pošiljanja in
c)
oznako ali številko sklica službe, ki poizveduje po podatkih, in službe, ki upravlja zbirko podatkov.
Služba, ki poizveduje po podatkih, poleg tega zapiše še razlog poizvedovanja ali pošiljanja, signirni znak uradnika, ki je odgovoril na poizvedbo, in uradnika, ki je sprožil poizvedovanje ali pošiljanje.
(3)
Služba, ki evidentira podatke, na zaprosilo evidentirane podatke takoj sporoči službam, pristojnim za nadzor nad varstvom podatkov zadevne pogodbenice, najpozneje pa v štirih tednih od prejema zaprosila. Evidentirani podatki se smejo uporabiti izključno za:
1.
nadzor nad varstvom podatkov,
2.
zagotavljanje zaščite podatkov.
(4)
Evidentirane podatke je treba varovati s primernimi preventivnimi ukrepi, da se ne uporabljajo v nasprotju z namenom, varovati pred drugimi zlorabami in jih hraniti dve leti. Po preteku roka hrambe je treba evidentirane podatke nemudoma izbrisati.
(5)
Za pravni nadzor nad pošiljanjem ali prejemanjem osebnih podatkov so pristojne neodvisne službe posamezne pogodbenice, pristojne za nadzor nad varstvom podatkov. V skladu z notranjim pravom lahko vsakdo od teh služb zahteva, da preverijo zakonitost obdelave njegovih osebnih podatkov. Te službe in službe, pristojne za evidentiranje, morajo tudi ne glede na take zahtevke opraviti naključne preizkuse za nadzor nad zakonitostjo pošiljanja na podlagi dokumentacije, na kateri temelji poizvedba. Zaradi preverjanja morajo neodvisne službe, pristojne za nadzor nad varstvom podatkov, hraniti izsledke tega nadzora 18 mesecev. Po preteku tega roka jih je treba takoj izbrisati. Neodvisni organ za varstvo podatkov druge pogodbenice lahko vsako službo, pristojno za nadzor nad varstvom podatkov, zaprosi za izvajanje pooblastil po notranjem pravu. Neodvisni organi držav pogodbenic, ki so pristojni za nadzor nad varstvom podatkov, skrbijo za potrebno medsebojno sodelovanje za izpolnitev svojih nalog nadzora, posebej z izmenjavo koristnih podatkov.