Organizacija mora za sporočanje podatkov uradu in za opravljanje drugih nalog, določenih v zakonu, imenovati pooblaščenca in enega ali več namestnikov pooblaščenca. Namestnik pooblaščenca nadomešča pooblaščenca v času njegove odsotnosti, lahko pa opravlja tudi druge naloge po zakonu, če je tako določeno z notranjim aktom organizacije.
Organizacija sporoči uradu podatke o imenu, priimku in nazivu delovnega mesta pooblaščenca ter namestnika pooblaščenca in vsako spremembo teh podatkov brez odlašanja, najkasneje pa v 15 dneh od dneva imenovanja oziroma spremembe podatka.
V notranjih aktih organizacije je potrebno jasno razmejiti odgovornost med pooblaščencem in namestnikom pooblaščenca oziroma njegovimi namestniki.
Ne glede na določila prvega odstavka tega člena organizacijam, ki imajo zaposlene manj kot štiri delavce, ni potrebno določiti pooblaščenca.