Kadar ima uradna oseba, ki vodi postopek, možnost sama vpogledati v uradno evidenco, si podatek priskrbi neposredno sama, o čemer je dolžna napraviti uradni zaznamek, ki je del spisnih podatkov zadeve, o kateri vodi postopek. V uradnem zaznamku navede ime uradne evidence, datum in uro vpogleda ter podatke, ki so bili pridobljeni z vpogledom.
Pravico do vpogleda dodeli upravljavec uradne evidence na podlagi zahteve organa tistim uradnim osebam, ki imajo pooblastilo iz četrtega odstavka 6. člena te uredbe. V zahtevi za dodelitev pravice do vpogleda mora biti naveden seznam teh uradnih oseb. Če upravljavec uradne evidence dvomi o obstoju pooblastila, to preveri pri organu, ki je posredoval zahtevo za dodelitev pravice do vpogleda.