4. člen
(dokazila o izpolnjevanju pogojev)
(1)
Organ za potrjevanje izkaže izpolnjevanje pogojev iz prejšnjega člena z naslednjimi listinami:
1.
aktom o ustanovitvi ali statutom organa za potrjevanje ali organizacije, katere del je organ za potrjevanje;
2.
aktom ali drugim uradnim dokumentom, iz katerega je razvidna notranja organizacija in sistemizacija delovnih mest organa za potrjevanje ali organizacije, katere del je organ za potrjevanje;
3.
listino, s katero je vodstvo organa za potrjevanje ali organizacije, katere del je organ za potrjevanje, imenovalo osebo, ki je odgovorna za vodenje sistema kakovosti;
4.
listinami, s katerimi je vodstvo organa za potrjevanje ali organizacije, katere del je organ za potrjevanje, pooblastilo osebe, ki vodijo in odločajo v upravnem postopku;
5.
poslovnikom kakovosti;
6.
pogodbo oziroma drugo listino, ki v primeru iz tretjega odstavka prejšnjega člena dokazuje, da so pogoji iz prejšnjega člena izpolnjeni tudi v primeru, ko se posamezne naloge v postopku uradne potrditve izvajajo z zunanjimi laboratoriji ali strokovnimi delavci.
-
navodila za izvajanje metod in postopkov potrjevanja, specifična za posamezne skupine kmetijskih rastlin; sestavni del navodil morajo biti obrazci, ki se uporabljajo v postopku potrjevanja: prijava za uradno potrditev, zapisniki o pregledih, zapisnik o vzorčenju, uradne etikete, potrdila o uradni potrditvi;
-
navodila za izvajanje administrativnih postopkov, vključno s kontrolo dokumentov;
-
postopke za vodenje notranjih revizij, zlasti:
a)
postopke ravnanja, kadar strokovni delavci iz kakršnegakoli razloga ravnajo v nasprotju s poslovnikom kakovosti. Kadar tako ravnanje vpliva na rezultate potrjevanja, mora poslovnik kakovosti določati, da se delo takoj prekine. Z delom se nadaljuje po odpravi napak,
b)
ukrepe za odpravo napak;
-
postopke ravnanja v primeru pritožb in sporov.
(2)
Ne glede na določbe prejšnjega odstavka lahko organ za potrjevanje, ki je za uradno potrjevanje semenskega materiala kmetijskih rastlin akreditiran v skladu s standardom ISO/IEC 17020:2004 – Splošna merila za delovanje različnih organov, ki izvajajo kontrolo, ali s standardom EN 45011:1998 – Splošna merila za certifikacijske organe za področje certificiranja sistemov proizvodov, izkaže izpolnjevanje pogojev iz prejšnjega člena z akreditacijsko listino, ki mu jo je podelil pristojni akreditacijski organ.
(2)
Iz poslovnika kakovosti mora biti razvidno, da:
-
se organ za potrjevanje ne ukvarja z nobeno dejavnostjo, ki bi lahko ogrozila zaupanje v neodvisnost njegove presoje in integriteto njegovih aktivnosti;
-
ima organ za potrjevanje zadostno število strokovno in tehnično usposobljenih delavcev in da ti niso pod komercialnimi, finančnimi ali drugimi pritiski, ki bi lahko vplivali na tehnično presojo;
-
je zagotovljeno sistematično in periodično spremljanje izvajanja sistema kakovosti, da se zagotovi stalna učinkovitost sistema in pravočasna odprava pomanjkljivosti in napak v postopku;
-
je zagotovljeno nenehno strokovno izpopolnjevanje strokovnih delavcev,
-
se vsi izvedeni postopki dokumentirajo in je zagotovljena zaupnost podatkov v skladu s predpisi, ki urejajo varstvo osebnih podatkov.
(3)
Poslovnik kakovosti iz pete alinee prvega odstavka tega člena mora vsebovati elemente, določene s standardom ISO/IEC 17020:2004 – Splošna merila za delovanje različnih organov, ki izvajajo kontrolo, ali s standardom EN 45011:1998 – Splošna merila za certifikacijske organe za področje certificiranja sistemov proizvodov, ali najmanj:
1.
izjavo o politiki kakovosti;
2.
navedbo pravno-organizacijske oblike;
3.
organizacijsko shemo organa za potrjevanje ali organizacije, katere del je organ za potrjevanje, ki prikazuje razporeditev odgovornosti in dodelitev nalog ter pooblastil za vse zaposlene;
4.
obseg pooblastil in odgovornosti vsakega posameznika;
5.
osebno ime, izobrazbo, delovne izkušnje in dodatno strokovno usposobljenost osebe, ki je v celoti odgovorna za to, da se naloge uradne potrditve izvajajo v skladu s predpisi, navedenimi v 5. členu tega pravilnika;
6.
osebna imena, izobrazbo, delovne izkušnje in dodatno strokovno usposobljenost oseb, odgovornih za odločanje v postopku uradne potrditve;
7.
osebna imena strokovnih delavcev organa za potrjevanje in zunanjih sodelavcev, s podatki o njihovi izobrazbi, dodatni strokovni usposobljenosti in delovnih izkušnjah in podatki o njihovih pooblastilih in odgovornosti pri izvajanju posameznih nalog v postopku uradne potrditve;
8.
seznam predpisov, metod in postopkov ter drugih aktov, ki so podlaga za izvajanje uradne potrditve, vključno s podatkom o organu oziroma osebi, odgovorni za njihov sprejem;
9.
navodila za izvajanje metod in postopkov potrjevanja, specifična za posamezne skupine kmetijskih rastlin; sestavni del navodil morajo biti obrazci, ki se uporabljajo v postopku uradne potrditve: prijava za uradno potrditev, zapisniki o pregledih, zapisnik o vzorčenju, uradne etikete, potrdila o uradni potrditvi;
10.
navodila za izvajanje administrativnih postopkov, vključno s kontrolo dokumentov;
11.
postopke nadzora zunanjih laboratorijev ali zunanjih strokovnih sodelavcev;
12.
postopke za vodenje notranjega nadzora, zlasti:
a)
postopke ravnanja, kadar strokovni delavci iz kakršnegakoli razloga ravnajo v nasprotju s poslovnikom kakovosti. Kadar tako ravnanje vpliva na rezultate potrjevanja, mora poslovnik kakovosti določati, da se delo takoj prekine. Z delom se nadaljuje po odpravi napak;
b)
ukrepe za odpravo napak;
13.
postopke ravnanja v primeru pritožb in sporov.
(4)
Poslovnik kakovosti iz prejšnjega odstavka mora organ za potrjevanje redno dopolnjevati glede na nastale spremembe.
(4)
Organ za potrjevanje mora določiti osebo, ki bo pristojna za:
-
zagotavljanje vpeljevanja, izvrševanja in vzdrževanja sistema kakovosti kot je določeno s poslovnikom kakovosti,
-
poročanje upravnemu organu o izvajanju določil iz poslovnika kakovosti z namenom pregledovanja in izboljševanja sistema kakovosti.