Ovitek spisa je praviloma iz trdega papirja svetlozelene barve in je po vsebini različen za posamezne postopke (obr. DP št. 1–9).
Na ovitek se pišejo podatki s pisalnim strojem ali z računalniškim izpisom. V levem spodnjem kotu se označba vpisnika in številka vpišeta z rdečim svinčnikom. Dodatne označbe se odtisnejo s štampiljko, ročno pa se vpišejo roki, obravnave, naroki in sestanki.
Na ovitku se stranke, ki jih zastopa Državno pravobranilstvo, napišejo z velikimi črkami, nasprotne stranke pa z malimi črkami.
Če bi bil spis zaradi velikega števila pisanj preobsežen, se lahko razdeli v posamezne ovitke, ki se označijo z zaporednimi rimskimi številkami, popis spisa pa se nadaljuje po zaporednih številkah ter vloži v dodaten trdi ovitek.
Če je treba ovitek obnoviti, se nanj prepišejo vsi podatki s prejšnjega ovitka.
Če se v postopku zadeva prenese iz enega v drug vpisnik (npr. iz P v I), se nad prvotno številko vpiše nova številka.
Če se med postopkom spremeni vrednost spora, se na ovitku na podlagi odredbe pravobranilca prejšnji znesek prečrta in se nad njim napiše nov znesek.
Na ovitek spisa je treba vpisati:
-
označbo spisa (opravilno številko),
-
zvezo (opravilno številko), če jo zadeva ima,
-
šifro pravobranilca oziroma strokovnega sodelavca, ki zadevo obravnava,
-
stranke – pri stranki RS se v oklepaju vpiše državni organ, na katerega se zadeva nanaša,
-
vrednost in vse spremembe vrednosti,
-
vrsto spora, kot je navedena v vlogi stranke,
-
v oklepaju pravni temelj po klasifikaciji (šifrantu) Državnega pravobranilstva, npr.: zaradi plačila (šifra 12).
Z rdečim svinčnikom se napiše rok ali narok (v okencu desno spodaj), če je na pisanju označen.
Na ovitek se odtisnejo štampiljke oziroma vpiše dodatna oznaka ali označi določena vrsta zadev GS (gospodarski spor), SMV (spor majhne vrednosti), TU (izterjava preživnin po konvenciji – izvršba tujina).
Glej obrazec DP št. 1 – Splošni ovitek spisa za DP vpisnik, Zaup. vpisnik, IPS vpisnik.
Glej obrazec DP št. 2 – Ovitek spisa za Pers. vpisnik.
Glej obrazec DP št. 3 – Ovitek spisa za pravdne zadeve – P vpisnik, predhodne postopke po 539. čl. ZKP – PK vpisnik, predhodne postopke po 214. čl. Zakona o prekrških – PP vpisnik, zadeve, ki se obravnavajo pred mednarodnimi sodišči – E vpisnik, zadeve, ki se vodijo pred upravnimi sodišči RS in senatom za upravne spore Vrhovnega sodišča RS – U vpisnik.
Glej obrazec DP št. 4 – Ovitek spisa za prijave v stečajne postopke, likvidacijske postopke in postopke prisilne poravnave – St. vpisnik in za izvršilne zadeve – I vpisnik.
Glej obrazec DP št. 5 – Ovitek spisa za denacionalizacijske postopke in postopke za vračilo zaplenjenega premoženja – DZ vpisnik.
Glej obrazec DP št. 6 – Ovitek spisa za pravna mnenja – M2 vpisnik.
Glej obrazec DP št. 7 – Ovitek spisa za nepravdne zadeve – N vpisnik in za razlastitvene postopke Razl. vpisnik.
Glej obrazec DP št. 8 – Ovitek spisa za pravna mnenja o pravni veljavnosti pogodb in druga pravna mnenja – M1 vpisnik.
Glej obrazec DP št. 9 – Ovitek spisa za razne zadeve, ki ne spadajo v noben drug vpisnik – R vpisnik.