Vpisničar vodi evidenco o kroženju spisa tako, da to zaznamuje v nivoju "koledar".
Državno pravobranilstvo praviloma ne pošilja celotnih spisov. Listine, ki jih pošilja pravobranilska oseba, mora v spremnem dopisu opisati in oštevilčiti. Kadar se pošiljajo izvirniki listin, mora v spisu ostati fotokopija teh listin.
Kadar se celoten spis odstopi v reševanje pristojnemu oddelku Državnega pravobranilstva, morajo v spisu ostati spremni dopis, fotokopije listin, kot so tožba, sodne odločbe, pritožbe (vse pomembne vloge) in popis spisa.