Če se pisanje nanaša na zadevo, ki se pri Državnem pravobranilstvu še ne vodi, se vpiše v ustrezen vpisnik in odpre spis.
Spis se odpre tako, da se v dohodni zaznamek, odtisnjen v desnem zgornjem kotu oziroma zgornjem delu pisanja, vpišejo označba vpisnika, številka pravobranilca oziroma strokovnega sodelavca, ki je na vrsti v skladu s pravili o dodeljevanju zadev (77. člen DPR), zaporedna številka v vpisniku, številka letnice in zaporedna številka listine (npr. P-A02-13/2002-1), označijo in uredijo morebitne priloge ter označi, h kateri opravilni in zaporedni številki listine spadajo (npr. k P 13/2002-1/1), nastavi popis spisa, v katerega se vpiše prejeto pisanje, in vse skupaj vloži v ustrezen ovitek, ki se opremi s potrebnimi označbami.
Zaporedne številke od 1 (ena) dalje se vpisujejo v desni zgornji kot z rdečim svinčnikom.
Z isto opravilno številko, kot se označi prvopis, se označijo tudi nadaljnji izvodi pisanj.
Vsaka zadeva, ki je vpisana v ustrezen vpisnik, se vpiše tudi pod imena strank ali po zadevah – ključnih besedah.
Pisanja, ki se nanašajo na zadevo, ki se že vodi pri Državnem pravobranilstvu, se vpišejo v popis spisa, v dohodni zaznamek pa se vpišejo podatki iz drugega odstavka tega člena ter vložijo v ustrezen spis.
Kadar pravobranilska oseba dobi telefonsko sporočilo, o tem sestavi uradni zaznamek, ga podpiše, vpiše v popis spisa, če se sporočilo nanaša na ustrezen spis, in s spisom predloži v vednost pravobranilcu ali strokovnemu sodelavcu, ki dela na spisu. Če spis ne obstaja, se posvetuje z vodjo oddelka in o zadevi po njegovi odredbi odpre nov spis.
Pisanja in priloge, prejete kot elektronska pošta ali kot računalniško prejeta faksimilirana pošta, se natisnejo in smiselno obravnavajo kot papirni dokumenti in priloge.
Spis se uredi tako, da se pisanja vložijo v spis kronološko, kot so vpisana v popis spisa.
Za "dohodni zaznamek" in "skrajšani dohodni zaznamek" glej prilogo DPR Seznam pečatov, žigov in štampiljk.