Vpisničar je odgovoren za pravilno, redno in pravočasno poslovanje s spisi. Spise mora pravočasno izročati v reševanje pravobranilcu oziroma strokovnemu sodelavcu in skrbeti, da jih pravobranilec oziroma strokovni sodelavec pravočasno vrne. Skrbeti mora, da se vodijo in upoštevajo vsi predpisani ali odrejeni roki.
Državno pravobranilstvo hrani spise za vsak dan v mesecu v posebnih predelkih v omarah "rokovnik". Predelki v omari se označijo s številkami od 1 do 31.
Spise sme vlagati in dvigati samo vpisničar ali po odredbi druga pravobranilska oseba.