Za izločanje nepotrebnega dokumentarnega gradiva in odbiranje arhivskega gradiva je pristojen generalni sekretar Državnega pravobranilstva ali pravobranilec, ki ga imenuje generalni državni pravobranilec.
Posamezne naloge pri odbiranju in izločanju dokumentarnega gradiva po odredbi pravobranilca opravljajo strokovni sodelavci in pripravniki.
Oseba iz prvega odstavka v rokih, določenih s tem redom:
-
zapisniško ugotovi, katero dokumentarno gradivo se lahko izloči;
-
zapisniško ugotovi, katero dokumentarno gradivo ima lastnost arhivskega gradiva;
-
obvesti pristojni arhiv o začetku odbiranja arhivskega gradiva;
-
izroči pristojnemu arhivu dokumentarno gradivo, ki ima lastnost arhivskega gradiva (148. člen DPR);
-
nadzoruje izločitev in uničenje izločenega dokumentarnega gradiva.
Po preteku 15 dni po izročitvi arhivskega gradiva pristojnemu arhivu se izločeno dokumentarno gradivo uniči.
Državno pravobranilstvo lahko pred uničenjem izvirnega dokumentarnega gradiva naredi njegov mikrofilmski posnetek ali drugačen trajni zapis.